دانش چیست؟
برای درک بهتر مفهوم مدیریت دانش، نخست باید به تعریف دانش بپردازیم. دانش به درک یک فرد یا سازمان از اطلاعاتی اشاره دارد که از طریق آموزش و تجربه به دست آمده است. این اطلاعات از دادههای خامی استخراج میشود که بهمنظور انتقال مفهومی خاص، بهطور منظم کنار هم قرار گرفتهاند. مثلث دانش، که در تصویر زیر مشاهده میکنید، بهخوبی فرآیند تبدیل دادهها به دانش را نشان میدهد.در روند تکاملی دانش، ما ابتدا به دادهها، سپس به اطلاعات و در نهایت به دانش میرسیم.
انواع دانش از منظر مدیریت دانش
پس از آشنایی با نحوه شکلگیری دانش، به یکی از مباحث کلیدی در مدیریت دانش، یعنی انواع دانش میپردازیم. دانشمندان و محققان از دیدگاههای مختلف، دستهبندیهای متعددی برای دانش ارائه کردهاند. این دستهبندیها میتوانند بر اساس مالکیت (فردی، گروهی و سازمانی)، قابلیت بیان و انتقال (ضمنی و آشکار) و ماهیت (مفهومی و فرآیندی) باشند. هیچیک از این دستهبندیها نادرست نیست و هرکدام در زمینه خاص خود کاربرد دارند. در ادامه، به بررسی انواع دانش که در مدیریت دانش کاربردیتر هستند، میپردازیم و سعی میکنیم آنها را با مثالهای عینی ملموستر کنیم.
دانش ضمنی یا پنهان (Tacit Knowledge)
این نوع دانش عمدتاً از طریق تجربه به دست میآید و بهصورت شهودی درک میشود. به همین دلیل، بیان و تدوین آن چالشبرانگیز است و انتقال اطلاعات به دیگران در این نوع دانش دشوارتر است. دانش ضمنی از طریق تجربه و گذر زمان در افراد شکل میگیرد و تبدیل آن به دانش آشکار ممکن است یا توجیه اقتصادی نداشته باشد. با این حال، شرکتها میتوانند با اشتراکگذاری تکنیکها و در شرایط خاص، به تقویت و انتقال دانش ضمنی کارکنان کمک کنند.
مثال: مهارتهای رانندگی، شنا کردن، تایپ دهانگشتی و جوشکاری زیر آب نمونههایی از دانش ضمنی هستند. همچنین، توانایی یک فروشنده برای ارائه تخفیفهای خاص به مشتری در زمان مناسب، نوعی دانش ضمنی است. این فروشنده با ترکیب تجربه، نشانههای اجتماعی و رفتار مشتری، دانش ضمنی خاصی دارد که میتواند احتمال فروش را افزایش دهد.
دانش آشکارشدنی (Implicit Knowledge)
برخی از محققان، دانش ضمنی و دانش آشکارشدنی را معادل یکدیگر میدانند، اما معمولاً دانش آشکارشدنی را نوعی از دانش میدانند که قابلیت مستند شدن دارد. تدوین این دانش ممکن است دشوار باشد، اما اغلب امکانپذیر و توجیه اقتصادی دارد.
مثال: یک آشپز خبره میتواند بخش مهمی از دانش ضمنی خود را در قالب یک دستور پخت کامل بنویسد. هرچه نگارش این دستور دقیقتر باشد، جزئیات بیشتری از دانش آشپز در آن گنجانده میشود.
دانش آشکار (Explicit Knowledge)
دانش آشکار به دانش کدگذاری شده اطلاق میشود که میتوان آن را در کتابها، فایلها، اسناد و پایگاههای داده پیدا کرد. این نوع دانش بهراحتی توسط سیستمهای مدیریت دانش نگهداری و مدیریت میشود و برای حفظ سرمایههای دانشی و انتقال آن به کارکنان جدید بسیار مفید است.
مثال: دستورالعملها، کتابچههای راهنما، نقشهها و گزارشها نمونههایی از دانش آشکار هستند.
دانش تعبیهشده (Embedded Knowledge)
این نوع دانش بهطور رسمی از طریق ابتکارات مدیریتی و بهطور غیررسمی از طریق دو نوع دیگر دانش استفاده و اجرا میشود. دانش تعبیهشده را میتوان در منابع آشکار یافت، اما نمیتوان بهراحتی مشخص کرد که چرا انجام یک کار به روشی خاص برای یک کسبوکار مهم است.
مثال: برای یافتن این دانش باید در فرایندها، روالها و فرهنگ سازمانی جستجو کرد.
دانش چیستی (Declarative Knowledge)
این نوع دانش به اطلاعات و حقایق خاصی اشاره دارد که بهراحتی قابلدسترس و بازیابی هستند. دانش چیستی معمولاً در اسناد یا پایگاههای اطلاعاتی ذخیره میشود و بیشتر بر روی «چه کسی»، «چه»، «کجا» و «چه وقتی» تمرکز دارد.
مثال: اینکه یک فرد در واحد تأمین بداند در زمانهایی که قطعهای خاص در بازار وجود ندارد، باید چه قطعهای را به کار ببرد، نمونهای از دانش چیستی است.
دانش چگونگی (Procedural Knowledge)
این نوع دانش بر «چگونگی» عملکرد اشیا متمرکز است و از طریق توانایی فرد برای انجام یک کار خاص مشخص میشود. دانش چگونگی معمولاً از طریق عمل و انجام کار مستندسازی میشود.
مثال: دستورالعملهای اجرایی استاندارد (SOP) نمونههایی از دانش چگونگی هستند.
ریشه مدیریت دانش
اصطلاح مدیریت دانش (Knowledge Management) نخستین بار از مشاوره مدیریت نشأت گرفت و با شکلگیری اینترنت، سازمانها دریافتند که اینترانت میتواند ابزاری کارآمد برای دسترسی به اطلاعات و اشتراکگذاری آنها باشد. این تغییرات به سرعت سازمانها را به سمت ایجاد ابزارها و تکنیکهایی مانند داشبوردها و مخازن درسآموخته سوق داد.
مدیریت دانش بهعنوان یک مفهوم در سال ۱۹۸۷ برای مطالعهای در مورد مدیریت اطلاعات به کار رفت و برگزاری کنفرانسهای مرتبط، این مفهوم را عمومیتر کرد. در دهه ۱۹۸۰، زمانی که اشتیاق زیادی برای حفظ سرمایههای فکری و شناسایی دانش بهعنوان داراییهای اساسی وجود داشت، مدیریت دانش به سازمانها راه یافت.
تاریخچه توسعه مدیریت دانش
مرحله اول: فناوری اطلاعات
فناوری اطلاعات نقش اساسی در توسعه مدیریت دانش ایفا کرد. مشاوران مدیریت به قابلیتهای جدیدی پی بردند که میتوانند با استفاده از بستر اینترنت ارائه دهند. آنها متوجه شدند که اشتراکگذاری مؤثر دانش میتواند به جلوگیری از اختراع مجدد چرخ و کاهش رقبا کمک کند.
مرحله دوم: منابع انسانی و فرهنگ شرکتی
در این مرحله، مشخص شد که صرفاً استفاده از فناوریهای جدید کافی نیست و ابعاد انسانی و فرهنگی نیز باید مدنظر قرار گیرد. تغییرات در فرهنگ سازمانی برای تسهیل اشتراکگذاری اطلاعات و دانش ضروری بود.
مرحله سوم: تکسونومی و مدیریت محتوا
این مرحله بر اهمیت محتوا و ساختار آن تأکید دارد. طراحی سیستمهای مدیریت دانش باید به گونهای باشد که کارکنان بتوانند بهراحتی به اطلاعات دسترسی پیدا کنند.
تعریف جامع مدیریت دانش
مدیریت دانش بهطور جامع به کنترل دانش جمعی سازمان اشاره دارد که منجر به بهبود کارایی آن میشود. شرکتهایی که از استراتژیهای مدیریت دانش استفاده میکنند، سریعتر به نتایج مطلوب دست مییابند. بهعبارتی، مدیریت دانش به افزایش یادگیری سازمانی، همکاری تیمی و تصمیمگیری سریعتر کمک میکند.
اهمیت مدیریت دانش
مدیریت دانش میتواند به بهبود راندمان و توانایی تصمیمگیری چابک در سازمان کمک کند. این اهمیت بهویژه در بازارهای رقابتی نمایان میشود، جایی که نیاز به روشهای هوشمندانه و انعطافپذیر احساس میشود. مدیریت دانش به کارکنان این اطمینان را میدهد که به تخصص و دانش کلی سازمان دسترسی دارند و میتواند به شکلگیری فرهنگی عمیقتر در سازمان کمک کند.
دلایل استفاده از مدیریت دانش
شرکتها ممکن است به دلایل مختلفی به استفاده از مدیریت دانش روی آورند، از جمله:
مراحل اجرای مدیریت دانش
برای پیادهسازی مدیریت دانش، سازمانها باید به مراحل زیر توجه کنند:
اهداف مدیریت دانش
مدیریت دانش به کسبوکارها این امکان را میدهد که سیلوهای دانشی را تجزیه کنند و فضایی برای به اشتراکگذاری دانش و تجربه فراهم کنند. از جمله اهداف مدیریت دانش میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
– ارتقاء ارتباطات و همکاری بین کارکنان.
– تبدیل دانش ضمنی به آشکار.
– بهبود فرآیندهای آموزشی و توسعه کارکنان.
– حفظ دانش سازمانی و بهبود دسترسی به آن.
بهطور کلی، مدیریت دانش هدفی ندارد جز اینکه به اهداف سازمانها کمک کند و آنها را به سمت موفقیت هدایت کند.